Rekrutacja rośnie, HR nie wyrabia – a papierologia się piętrzy?

Pomagamy działom HR i rekrutacji uporządkować i usprawnić codzienne procesy.
Bez rewolucji. Bez wymiany systemów. Bez ryzyka.

Porozmawiajmy o Twoim przypadku

Bez zobowiązań • Sprawdzimy, czy automatyzacja ma sens w Twoim przypadku

Dla kogo to jest?

Jeśli rozpoznajesz którąś z tych sytuacji, jesteśmy w stanie pomóc:

„CV spływają z kilku portali jednocześnie. Zanim ktoś je przejrzy i odpowie kandydatom, minęło kilka dni."

„Onboarding nowego pracownika to lista zadań w głowie HR-owca. Zawsze coś umyka."

„Umawianie rozmów rekrutacyjnych to wymiana dziesiątek maili. Kalendarz rekrutera i managera nigdy się nie zgadza."

„Wnioski urlopowe to papierowe formularze albo maile. Ktoś musi to ręcznie wpisywać do kalendarza."

„Kandydaci pytają o status aplikacji. Nie mamy czasu odpowiadać każdemu, więc milczymy."

„Terminy badań lekarskich, szkoleń BHP, końca umów – wszystko w arkuszu Excel. Łatwo coś przeoczyć."

Jak to działa?

Po co automatyzować HR i rekrutację?

Automatyzacja w HR to sposób na wyeliminowanie powtarzalnych zadań administracyjnych, szybszą obsługę kandydatów i lepsze wykorzystanie potencjału zespołu. Rekruterzy rekrutują, HR-owcy budują kulturę – zamiast administrować.

Jakie procesy automatyzujemy?

Analizujemy przepływ pracy w Twoim dziale HR i rekrutacji, identyfikujemy wąskie gardła i powtarzalne czynności, a następnie wdrażamy automatyzację tam, gdzie przyniesie największą wartość.

Co zyskasz dzięki automatyzacji?

Kompleksowo usprawniamy HR i rekrutację – od zbierania aplikacji, przez onboarding, po zarządzanie dokumentami. Wszystko dzieje się szybciej, spójniej i bardziej przewidywalnie.

Co możemy zautomatyzować w HR i rekrutacji?

Konkretne procesy, które możemy usprawnić. Bez buzzwordów, bez obietnic rewolucji.

Centralny widok wszystkich aplikacji

Zgłoszenia z formularzy, portali ogłoszeniowych i poleceń lądują w jednym miejscu. Każda aplikacja ma przypisany status, źródło i datę – bez przeszukiwania skrzynek mailowych.

Efekt: Rekruter otwiera jeden ekran zamiast pięciu. Wie, kto czeka na odpowiedź najdłużej.

Statusy i powiadomienia dla kandydatów

Zmiana etapu w systemie uruchamia odpowiednią wiadomość do kandydata. Podziękowanie za aplikację, informacja o kolejnym kroku, odmowa – każdy scenariusz ma swoją treść.

Efekt: Kandydat nie zastanawia się, co się dzieje z jego zgłoszeniem. Employer branding rośnie bez dodatkowej pracy.

Koordynacja spotkań bez ping-ponga mailowego

Kandydat wybiera termin z dostępnych slotów w kalendarzu rekrutera. System blokuje czas, wysyła potwierdzenie i dzień przed przypomina obu stronom.

Efekt: Umawianie rozmowy trwa 30 sekund, nie 3 dni. Mniej niedoszłych spotkań.

Dystrybucja zadań testowych

Po przejściu wstępnej selekcji kandydat automatycznie otrzymuje zadanie rekrutacyjne z instrukcją i terminem. Odpowiedzi zbierane są w jednym miejscu, a rekruter dostaje alert o nowym zgłoszeniu.

Efekt: Nikt nie czeka, aż rekruter znajdzie chwilę na wysłanie zadania. Proces toczy się płynnie.

Synchronizacja danych z systemem kadrowym

Po decyzji o zatrudnieniu dane kandydata przepływają do systemu kadrowego. Imię, stanowisko, data rozpoczęcia – bez ręcznego przepisywania między aplikacjami.

Efekt: Zero podwójnej pracy. Dane są spójne od początku do końca procesu.

Wdrożenie nowej osoby krok po kroku

Nowy pracownik dostaje listę rzeczy do zrobienia: podpisanie dokumentów, odbiór sprzętu, spotkanie z zespołem. HR widzi, co zostało wykonane, a co jeszcze czeka.

Efekt: Pierwszy tydzień pracy jest uporządkowany. Nikt nie zastanawia się, do kogo iść po laptop.

Elektroniczny obieg wniosków urlopowych

Pracownik wypełnia formularz, przełożony dostaje powiadomienie, akceptuje lub odrzuca. Zatwierdzony urlop pojawia się w kalendarzu zespołu. Całość trwa minuty.

Efekt: Brak papierowych podań. Brak pytań 'czy dostałeś mojego maila z wnioskiem?'

Monitorowanie terminów kadrowych

Kończy się umowa na czas określony? Zbliża się termin badań okresowych? System wysyła przypomnienie z odpowiednim wyprzedzeniem do wskazanych osób.

Efekt: HR dowiaduje się o ważnych datach, zanim staną się pilne. Mniej gaszenia pożarów.

Szablony dokumentów z automatycznym uzupełnianiem

Zaświadczenie o zatrudnieniu, aneks do umowy, skierowanie na badania – generowane na podstawie danych pracownika. Wystarczy wybrać szablon i osobę.

Efekt: Dokument gotowy w minutę. Bez literówek w nazwisku, bez pomyłek w dacie zatrudnienia.

Checklist przy zakończeniu współpracy

Odejście pracownika uruchamia listę zadań: zwrot sprzętu, dezaktywacja kont, przekazanie projektów, exit interview. Każdy krok ma właściciela i termin.

Efekt: Rozstanie przebiega profesjonalnie. Firma nie traci dostępu do ważnych informacji.

To tylko przykłady. Każda firma ma swoje specyficzne procesy – dlatego zawsze zaczynamy od rozmowy o Twoich potrzebach.

Jak wygląda rozmowa?

Nie sprzedajemy gotowych rozwiązań. Najpierw rozumiemy Twój problem.

Rozmawiamy o Twoich procesach

Jak dziś wygląda rekrutacja? Jak przebiega onboarding? Co zabiera najwięcej czasu? Nie pytamy o technologię – pytamy o rzeczywiste problemy operacyjne.

Wskazujemy obszary do usprawnienia

Nie każdy proces warto automatyzować. Mówimy wprost, co ma sens, a co nie. Jeśli problem leży gdzie indziej – powiemy to.

Rekomendujemy rozwiązanie (jeśli ma sens)

Jeśli widzimy, że automatyzacja pomoże – mówimy jak. Jeśli nie – też mówimy. Nie obiecujemy cudów. Nie sprzedajemy na siłę.

Kiedy automatyzacja NIE ma sensu?

Nie każdy problem rozwiąże się automatyzacją. Mówimy to wprost.

Rekrutujecie sporadycznie

Jeśli zatrudniacie kilka osób rocznie, inwestycja w automatyzację rekrutacji może się nie zwrócić. Ręczna obsługa bywa wtedy szybsza i bardziej elastyczna.

Procesy HR ciągle się zmieniają

Automatyzacja działa najlepiej przy ustabilizowanych procesach. Jeśli co miesiąc testujesz nowe podejście do onboardingu, lepiej najpierw wypracować powtarzalny schemat.

Oczekujesz natychmiastowych rezultatów

Wdrożenie wymaga czasu na analizę, konfigurację i testy. Jeśli potrzebujesz rozwiązania działającego od jutra, automatyzacja nie jest odpowiedzią.

Problem leży w kulturze organizacyjnej

Narzędzia nie zastąpią jasnych zasad współpracy i przypisanych odpowiedzialności. Automatyzacja usprawnia procesy, ale nie rozwiązuje problemów z komunikacją w zespole.

Jeśli któryś z powyższych punktów dotyczy Twojej sytuacji – powiemy Ci to podczas rozmowy. Nie sprzedajemy rozwiązań, które nie mają sensu.

Chcesz sprawdzić, czy automatyzacja ma sens w Twoim HR i rekrutacji?

Porozmawiajmy o Twoich procesach. Bez zobowiązań, bez presji.
Jeśli widzimy, że możemy pomóc – powiemy jak. Jeśli nie – też powiemy.

Umów rozmowę

Rozmowa trwa około 30 minut • Bez zobowiązań • Konkretne odpowiedzi na Twoje pytania

Najczęściej zadawane pytania

Odpowiadamy na wątpliwości dotyczące automatyzacji HR i rekrutacji

Koszt zależy od liczby procesów i systemów, które trzeba połączyć. Proste automatyzacje (np. automatyczne potwierdzenia dla kandydatów, przypomnienia o terminach) zaczynają się od 3-5 tys. zł. Bardziej złożone projekty (integracje z ATS, automatyczny onboarding, generowanie dokumentów) - od 10-20 tys. zł. Zawsze zaczynamy od bezpłatnej rozmowy, gdzie wyceniamy konkretne procesy.

Proste automatyzacje wdrażamy w 1-2 tygodnie. Bardziej złożone projekty (kilka procesów, integracje z systemami kadrowymi) - 3-4 tygodnie. Pierwsze efekty widzisz już w trakcie projektu, nie po jego zakończeniu.

Nie. Automatyzacje działają "na wierzchu" Twoich systemów, łącząc je przez API lub interfejsy użytkownika. Nie modyfikujemy kodu źródłowego, nie wymagamy przestojów w pracy systemów. Pracujemy z popularnymi systemami ATS i kadrowymi.

Tak. Wszystkie automatyzacje projektujemy z uwzględnieniem RODO. Dane przetwarzane są zgodnie z zasadą minimalizacji, a dostępy są ograniczone do niezbędnego minimum. Możemy też wdrożyć automatyczne usuwanie danych kandydatów po określonym czasie.

Nie. Wykorzystujemy platformy low-code/no-code (Make.com, n8n, Zapier, Power Automate), które pozwalają budować automatyzacje wizualnie. Po wdrożeniu szkolimy Twój zespół, żeby mogli samodzielnie modyfikować proste rzeczy.

Każda automatyzacja ma monitoring i alerty - jeśli coś pójdzie nie tak, od razu o tym wiemy. Oferujemy pakiety wsparcia pouwdrożeniowego (SLA 24h lub 48h), gdzie naprawiamy problemy i dostosowujemy automatyzacje do zmian w Twoich systemach.

Pierwsze efekty widzisz już w trakcie wdrożenia - zazwyczaj po 1-2 tygodniach. Pełny zwrot z inwestycji (ROI) następuje średnio w 3-6 miesięcy. Dla procesów, które pochłaniają dużo czasu zespołu (np. ręczna komunikacja z kandydatami, onboarding) - nawet w 2-3 miesiące.

Nie. Automatyzacja eliminuje nudne, powtarzalne zadania - nie stanowiska. Twój zespół zyskuje czas na pracę, która wymaga relacji i oceny ludzi. Zamiast godzin na administrację, mogą skupić się na rozmowach z kandydatami i budowaniu kultury organizacyjnej.

Skontaktuj się z nami

Wypełnij jedno z pól lub oba, aby ułatwić nam kontakt z Tobą.