Firma rośnie, a księgowość tonie w dokumentach?
Pomagamy działom księgowości uporządkować i usprawnić pracę z fakturami i dokumentami.
Bez rewolucji. Bez wymiany systemów. Bez ryzyka.
Bez zobowiązań • Sprawdzimy, czy automatyzacja ma sens w Twoim przypadku
Dla kogo to jest?
Jeśli rozpoznajesz którąś z tych sytuacji, jesteśmy w stanie pomóc:
„Księgowość tonie w fakturach PDF. Te same dane przepisujemy kilka razy – z maila do Excela, z Excela do systemu."
„Firma rośnie, ale księgowość nie nadąża. Zatrudnianie kolejnych osób do ręcznej pracy to nie rozwiązanie."
„Mamy system księgowy, ale połowa pracy i tak odbywa się poza nim – w mailach, Excelu, na papierze."
„Faktury krążą między działami tygodniami. Nie wiadomo, kto co zatwierdził, co czeka na akceptację."
„KSeF, nowe przepisy, zmiany w raportowaniu – nie mamy czasu tego ogarnąć, a termin się zbliża."
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, dlaczego KSeF sam w sobie nie rozwiązuje problemów księgowości? Przeczytaj nasz artykuł
Jak to działa?
Po co automatyzować?
Automatyzacja w księgowości to sposób na wyeliminowanie powtarzalnych zadań, oszczędność czasu i lepsze wykorzystanie potencjału zespołu. Zmniejszasz koszty, zwiększasz efektywność.
Jakie procesy automatyzujemy?
Analizujemy przepływ dokumentów w Twojej firmie, identyfikujemy wąskie gardła i powtarzalne czynności, a następnie wdrażamy automatyzację tam, gdzie przyniesie największą wartość.
Co zyskasz dzięki automatyzacji?
Kompleksowo usprawniamy księgowość – od rozpoznawania faktur, przez obieg dokumentów, po automatyczne raporty. Wszystko dzieje się szybciej, spójniej i bardziej przewidywalnie.
Co możemy zautomatyzować w księgowości?
Konkretne procesy, które możemy usprawnić. Bez buzzwordów, bez obietnic rewolucji.
Rozpoznawanie i przetwarzanie faktur bez drukowania
Faktury przychodzą mailem na różne skrzynki? System automatycznie pobiera załączniki PDF, rozpoznaje tekst, wyciąga kluczowe dane (kwota, data, NIP, numer faktury) i przekazuje je dalej. Wszystko bez drukowania, skanowania czy ręcznego przepisywania.
Efekt: Na każdej fakturze oszczędzasz 10-15 minut pracy. Przy 200 fakturach miesięcznie to 30-50 godzin zaoszczędzonego czasu.
Automatyczny obieg dokumentów i akceptacje
Faktura trafia do właściwej osoby do akceptacji (na podstawie kwoty, działu, projektu). System przypomina o zaległych akceptacjach, śledzi status dokumentu, informuje o opóźnieniach. Po zatwierdzeniu dokument automatycznie trafia do księgowości.
Efekt: Faktury nie gubią się między działami. Wiesz dokładnie, gdzie jest każdy dokument i kto za niego odpowiada.
Automatyczne księgowanie i przypisywanie kont
Dane z faktury trafiają bezpośrednio do systemu księgowego. System sam przypisuje właściwe konta księgowe na podstawie kontrahenta, kategorii wydatku czy projektu. Weryfikuje poprawność NIP, kwot, dat. Wykrywa duplikaty i potencjalne błędy.
Efekt: Eliminujesz ręczne przepisywanie danych i ryzyko pomyłek. Księgowa zamiast wpisywać dane, weryfikuje i kontroluje.
Monitoring płatności i automatyczne przypomnienia
System monitoruje terminy płatności faktur sprzedażowych i kosztowych. Automatycznie wysyła przypomnienia do kontrahentów przed terminem i po terminie. Informuje zespół o zaległościach, generuje raporty należności. Wszystko bez ręcznego sprawdzania kalendarza.
Efekt: Nie tracisz pieniędzy przez zapomnienie o terminach. Kontrahenci płacą szybciej, bo dostają systematyczne przypomnienia.
Automatyczne generowanie raportów i zestawień
Raporty VAT, zestawienia kosztów według projektów, analizy płatności, zestawienia należności – generowane automatycznie o określonej porze (np. każdy poniedziałek o 8:00). Dane pobierane z różnych systemów, formatowane i wysyłane do właściwych osób.
Efekt: Zamiast 2-3 godzin na zbieranie danych i tworzenie raportów, dostajesz gotowe zestawienie w skrzynce mailowej.
Synchronizacja danych między systemami
Dane z CRM (kontrahenci, umowy) trafiają automatycznie do systemu księgowego. Zamówienia z e-commerce generują faktury bez ręcznego przepisywania. Dane magazynowe synchronizują się z księgowością. Wszystko w czasie rzeczywistym, bez eksportowania CSV i ręcznego importu.
Efekt: Dane są zawsze aktualne we wszystkich systemach. Eliminujesz rozbieżności i pomyłki wynikające z ręcznego przepisywania.
To tylko przykłady. Każda firma ma swoje specyficzne procesy – dlatego zawsze zaczynamy od rozmowy o Twoich potrzebach.
Jak wygląda rozmowa?
Nie sprzedajemy gotowych rozwiązań. Najpierw rozumiemy Twój problem.
Rozmawiamy o Twoich procesach
Jak dziś wygląda praca z fakturami? Gdzie są wąskie gardła? Co zabiera najwięcej czasu? Nie pytamy o technologię – pytamy o rzeczywiste problemy operacyjne.
Wskazujemy obszary do usprawnienia
Nie każdy proces warto automatyzować. Mówimy wprost, co ma sens, a co nie. Jeśli problem leży gdzie indziej – powiemy to.
Rekomendujemy rozwiązanie (jeśli ma sens)
Jeśli widzimy, że automatyzacja pomoże – mówimy jak. Jeśli nie – też mówimy. Nie obiecujemy cudów. Nie sprzedajemy na siłę.
Kiedy automatyzacja NIE ma sensu?
Nie każdy problem rozwiąże się automatyzacją. Mówimy to wprost.
Masz mniej niż 50 faktur miesięcznie
Przy małej liczbie dokumentów ręczna praca może być szybsza i tańsza niż wdrożenie automatyzacji. Koszt rozwiązania nie zwróci się w rozsądnym czasie.
Procesy zmieniają się co miesiąc
Jeśli nie masz stabilnych procesów, automatyzacja nie pomoże – wręcz przeciwnie, utrudni zmiany. Najpierw trzeba uporządkować sposób pracy, potem automatyzować.
Szukasz rozwiązania „na wczoraj"
Wdrożenie automatyzacji to proces, nie magia. Potrzeba czasu na analizę, konfigurację, testy. Jeśli potrzebujesz efektu natychmiast – to nie jest droga dla Ciebie.
Problem leży w organizacji, nie w narzędziach
Czasem chaos wynika z braku procedur, nieprzypisanych odpowiedzialności, złej komunikacji. Automatyzacja nie naprawi złego zarządzania – tylko je uwypukli.
Jeśli któryś z powyższych punktów dotyczy Twojej sytuacji – powiemy Ci to podczas rozmowy. Nie sprzedajemy rozwiązań, które nie mają sensu.
Chcesz sprawdzić, czy automatyzacja ma sens w Twojej księgowości?
Porozmawiajmy o Twoich procesach. Bez zobowiązań, bez presji.
Jeśli widzimy, że możemy pomóc – powiemy jak. Jeśli nie – też powiemy.
Rozmowa trwa około 30 minut • Bez zobowiązań • Konkretne odpowiedzi na Twoje pytania
Najczęściej zadawane pytania
Odpowiadamy na wątpliwości dotyczące automatyzacji księgowości
Skontaktuj się z nami
Wypełnij jedno z pól lub oba, aby ułatwić nam kontakt z Tobą.