Klienci czekają, zgłoszenia się piętrzą – a zespół nie wyrabia?

Pomagamy zespołom obsługi klienta pracować szybciej i sprawniej.
Bez rewolucji. Bez wymiany systemów. Bez ryzyka.

Bez zobowiązań • Sprawdzimy, czy automatyzacja ma sens w Twoim przypadku

Dla kogo to jest?

Jeśli rozpoznajesz którąś z tych sytuacji, jesteśmy w stanie pomóc:

„Klienci piszą na czacie, mailu, Messengerze i WhatsAppie. Konsultanci przełączają się między 5 aplikacjami. Zanim ktoś odpowie, minęło kilka godzin."

„80% pytań to te same rzeczy: status zamówienia, jak zwrócić produkt, gdzie jest faktura. Konsultanci odpowiadają na nie dziesiątki razy dziennie."

„Zgłoszenia giną między skrzynkami. Klient pisze drugi raz, bo nikt nie odpowiedział. Nikt nie wie, kto czym się zajmuje i co jest pilne."

„Po 17:00 i w weekendy nie ma nikogo. Klienci piszą, a odpowiedź dostają dopiero następnego dnia roboczego. Konkurencja odpowiada szybciej."

„Zwroty i reklamacje to chaos. Każdy konsultant obsługuje inaczej, dokumenty w różnych miejscach, klient nie wie co się dzieje ze sprawą."

„Nowy pracownik potrzebuje 2-3 miesięcy, żeby poznać wszystkie procedury i produkty. Rotacja w zespole oznacza ciągłe szkolenia."

Jak to działa?

Po co automatyzować obsługę klienta?

Automatyzacja w obsłudze klienta to sposób na szybsze odpowiedzi, mniej powtarzalnej pracy i lepsze wykorzystanie potencjału zespołu. Konsultanci rozwiązują trudne sprawy – zamiast odpowiadać na te same pytania po raz setny.

Jakie procesy automatyzujemy?

Analizujemy przepływ pracy w Twoim dziale obsługi klienta, identyfikujemy wąskie gardła i powtarzalne czynności, a następnie wdrażamy automatyzację tam, gdzie przyniesie największą wartość.

Co zyskasz dzięki automatyzacji?

Kompleksowo usprawniamy obsługę klienta – od pierwszego kontaktu, przez kategoryzację zgłoszeń, po rozwiązanie sprawy. Wszystko dzieje się szybciej, spójniej i bardziej przewidywalnie.

Co możemy zautomatyzować w obsłudze klienta?

Konkretne procesy, które możemy usprawnić. Bez buzzwordów, bez obietnic rewolucji.

Komunikacja omnichannel w jednym dashboardzie

E-mail, czat na stronie, Messenger, WhatsApp, Instagram – wszystkie kanały w jednym oknie. Konsultant widzi pełną historię kontaktu z klientem, niezależnie od tego, gdzie klient napisał. Odpowiada z jednego miejsca, a klient dostaje odpowiedź tam, gdzie zadał pytanie.

Efekt: Koniec z przełączaniem między 5 aplikacjami. Średni czas odpowiedzi spada o 40-60%.

Chatbot AI z bazą wiedzy firmy

Klient pisze o 23:00 z pytaniem o status zamówienia? Chatbot odpowiada natychmiast, korzystając z Twojej bazy wiedzy, FAQ i dokumentacji produktowej. Rozwiązuje 60-80% prostych spraw sam. Trudniejsze przekazuje do konsultanta z pełnym kontekstem rozmowy – klient nie musi powtarzać.

Efekt: Obsługa 24/7 bez nocnych dyżurów. Konsultanci zajmują się tylko sprawami wymagającymi człowieka.

System ticketowy z automatycznym routingiem

Zgłoszenia z formularzy, maili i czatu trafiają do jednego systemu. AI automatycznie kategoryzuje (reklamacja, pytanie o produkt, problem techniczny), nadaje priorytet i przypisuje do odpowiedniego działu lub osoby. Pilne sprawy eskalowane natychmiast.

Efekt: Każde zgłoszenie ma właściciela od pierwszej sekundy. Nic nie ginie między skrzynkami.

Automatyzacja zwrotów i reklamacji (e-commerce)

Klient zgłasza zwrot przez formularz. System automatycznie weryfikuje zamówienie w bazie, sprawdza czy mieści się w terminie, generuje etykietę zwrotną, aktualizuje status w magazynie i WMS, wysyła klientowi potwierdzenie z instrukcją. Przy reklamacji – tworzy ticket z pełną historią zamówienia.

Efekt: Zwrot obsłużony w 2 minuty zamiast 2 dni. Klient zadowolony, zespół odciążony o 70% pracy manualnej.

Automatyczne umawianie spotkań i wizyt

Klient chce umówić się na konsultację, wizytę serwisową lub rozmowę z handlowcem? Chatbot lub formularz pokazuje dostępne terminy (zsynchronizowane z kalendarzami zespołu), rezerwuje slot, wysyła potwierdzenie i przypomnienie dzień przed. Przy odwołaniu – automatycznie zwalnia termin.

Efekt: Zero telefonów w sprawie umawiania. Mniej nieodwołanych wizyt dzięki przypomnieniom.

Sugestie odpowiedzi AI dla konsultantów

System analizuje treść zgłoszenia i podpowiada konsultantowi gotowe odpowiedzi z bazy wiedzy. Nowy pracownik obsługuje jak doświadczony – AI sugeruje, co napisać, jakie informacje zebrać, jakie kroki podjąć. Konsultant zatwierdza jednym kliknięciem lub modyfikuje.

Efekt: Onboarding nowego pracownika skrócony z miesięcy do tygodni. Spójna jakość obsługi.

Automatyczne powiadomienia i follow-upy

Klient wysyła zapytanie – natychmiast dostaje potwierdzenie z numerem sprawy. Przy zmianie statusu – kolejne powiadomienie. Sprawa czeka na odpowiedź klienta? System wysyła przypomnienie po 24h, 48h, 7 dni. Konsultant nie musi pamiętać o każdym otwartym zgłoszeniu.

Efekt: Klient zawsze wie, co się dzieje ze sprawą. Mniej telefonów 'czy dostaliście mojego maila?'

Ankiety satysfakcji i analiza sentymentu

Po zamknięciu zgłoszenia klient otrzymuje krótką ankietę NPS/CSAT. Wyniki zbierane automatycznie, agregowane w dashboardzie. AI analizuje sentyment rozmów – przy negatywnym tonie lub niskiej ocenie system alertuje przełożonego. Możesz reagować zanim klient napisze negatywną opinię.

Efekt: Feedback zbierany systematycznie. Problemy wychwytywane zanim urosną do eskalacji.

Integracja z CRM i systemami sprzedażowymi

Konsultant widzi w jednym oknie: historię zamówień, płatności, poprzednie zgłoszenia, notatki handlowca. Nie musi pytać klienta o numer zamówienia – system rozpoznaje go po mailu lub telefonie. Każda interakcja automatycznie zapisywana w CRM.

Efekt: Klient nie musi powtarzać swojej historii. Konsultant ma pełny kontekst od pierwszej sekundy.

Automatyczne tłumaczenie rozmów (obsługa międzynarodowa)

Klient pisze po niemiecku, konsultant odpowiada po polsku – system tłumaczy w obie strony w czasie rzeczywistym. Możesz obsługiwać klientów z całej Europy bez zatrudniania native speakerów. Działa na czacie, w mailach i ticketach.

Efekt: Obsługa klientów zagranicznych bez barier językowych. Ekspansja na nowe rynki bez kosztów rekrutacji.

To tylko przykłady. Każda firma ma swoje specyficzne procesy – dlatego zawsze zaczynamy od rozmowy o Twoich potrzebach.

Jak wygląda rozmowa?

Nie sprzedajemy gotowych rozwiązań. Najpierw rozumiemy Twój problem.

Rozmawiamy o Twoich procesach

Jak dziś wygląda obsługa klienta? Skąd przychodzą zgłoszenia? Co zabiera najwięcej czasu? Nie pytamy o technologię – pytamy o rzeczywiste problemy operacyjne.

Wskazujemy obszary do usprawnienia

Nie każdy proces warto automatyzować. Mówimy wprost, co ma sens, a co nie. Jeśli problem leży gdzie indziej – powiemy to.

Rekomendujemy rozwiązanie (jeśli ma sens)

Jeśli widzimy, że automatyzacja pomoże – mówimy jak. Jeśli nie – też mówimy. Nie obiecujemy cudów. Nie sprzedajemy na siłę.

Kiedy automatyzacja NIE ma sensu?

Nie każdy problem rozwiąże się automatyzacją. Mówimy to wprost.

Macie kilka zgłoszeń dziennie

Jeśli obsługujecie kilkanaście spraw dziennie, inwestycja w automatyzację może się nie zwrócić. Ręczna obsługa bywa wtedy szybsza i bardziej elastyczna.

Procesy obsługi ciągle się zmieniają

Automatyzacja działa najlepiej przy ustabilizowanych procesach. Jeśli co miesiąc testujesz nowe podejście do obsługi, lepiej najpierw wypracować powtarzalny schemat.

Każda sprawa jest inna

Jeśli 90% zgłoszeń wymaga indywidualnego podejścia i nie ma powtarzalnych wzorców, automatyzacja niewiele pomoże. Sprawdza się przy powtarzalnych, przewidywalnych procesach.

Problem leży w produkcie, nie w obsłudze

Jeśli klienci dzwonią, bo produkt nie działa jak powinien, automatyzacja nie rozwiąże problemu. Najpierw trzeba naprawić źródło zgłoszeń.

Jeśli któryś z powyższych punktów dotyczy Twojej sytuacji – powiemy Ci to podczas rozmowy. Nie sprzedajemy rozwiązań, które nie mają sensu.

Chcesz sprawdzić, czy automatyzacja ma sens w Twojej obsłudze klienta?

Porozmawiajmy o Twoich procesach. Bez zobowiązań, bez presji.
Jeśli widzimy, że możemy pomóc – powiemy jak. Jeśli nie – też powiemy.

Umów rozmowę

Rozmowa trwa około 30 minut • Bez zobowiązań • Konkretne odpowiedzi na Twoje pytania

Najczęściej zadawane pytania

Odpowiadamy na wątpliwości dotyczące automatyzacji obsługi klienta

Koszt zależy od liczby kanałów komunikacji i złożoności procesów. Proste automatyzacje (np. automatyczne odpowiedzi, kategoryzacja zgłoszeń) zaczynają się od 3-5 tys. zł. Bardziej złożone projekty (chatboty, integracje z CRM, systemy ticketowe) - od 10-25 tys. zł. Zawsze zaczynamy od bezpłatnej rozmowy, gdzie wyceniamy konkretne procesy.

Proste automatyzacje wdrażamy w 1-2 tygodnie. Bardziej złożone projekty (chatboty z bazą wiedzy, wielokanałowa obsługa) - 3-6 tygodni. Pierwsze efekty widzisz już w trakcie projektu, nie po jego zakończeniu.

Nie. Automatyzacje działają "na wierzchu" Twoich systemów, łącząc je przez API lub interfejsy użytkownika. Nie modyfikujemy kodu źródłowego, nie wymagamy przestojów. Integrujemy się z popularnymi systemami CRM, helpdesk i komunikatorami.

Tak, pod warunkiem że dostarczysz bazę wiedzy. Chatboty konfigurujemy na podstawie Twoich FAQ, dokumentacji produktowej i najczęstszych pytań. Im lepsza baza wiedzy, tym trafniejsze odpowiedzi. Chatbot wie też, kiedy przekazać sprawę do człowieka.

Nie. Wykorzystujemy platformy low-code/no-code (Make.com, n8n, Zapier, Power Automate), które pozwalają budować automatyzacje wizualnie. Po wdrożeniu szkolimy Twój zespół, żeby mogli samodzielnie modyfikować proste rzeczy.

Każda automatyzacja ma monitoring i alerty - jeśli coś pójdzie nie tak, od razu o tym wiemy. Oferujemy pakiety wsparcia pouwdrożeniowego (SLA 24h lub 48h), gdzie naprawiamy problemy i dostosowujemy automatyzacje do zmian w Twoich systemach.

Pierwsze efekty widzisz już w trakcie wdrożenia - zazwyczaj po 1-2 tygodniach. Pełny zwrot z inwestycji (ROI) następuje średnio w 2-4 miesiące. Dla procesów o dużym wolumenie (np. setki zgłoszeń dziennie) - nawet w kilka tygodni.

Nie. Automatyzacja eliminuje nudne, powtarzalne zadania - nie stanowiska. Twój zespół zyskuje czas na sprawy wymagające empatii i kreatywności. Zamiast odpowiadać na te same pytania, mogą rozwiązywać trudne przypadki i budować relacje z klientami.

Skontaktuj się z nami

Wypełnij jedno z pól lub oba, aby ułatwić nam kontakt z Tobą.